• Een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan van een organisatie moet de aanvraag indienen en ondertekenen.
• De organisatie zal niet meer dan 10% van de ontvangen subsidies besteden aan kosten van algemeen beheer.
• De organisatie zal aan Caritas Hulpbetoon vzw reeds bewijsstukken overmaken in verband met de realisatie van het betreffende project, na ontvangst van de eerste drie schijven (60%). Hieruit moet blijken dat de ontvangen gelden daadwerkelijk aangewend zijn voor de vermelde doeleinden van het project.
• De organisatie gaat de verbintenis aan de ambtenaren van de directe belastingen alsook een bestuurder van Caritas Hulpbetoon, eventueel bijgestaan door de bedrijfsrevisor van Caritas Hulpbetoon, toe te staan haar boekhouding te onderzoeken.
• De organisatie gaat de verbintenis aan de ontvangen subsidies terug te storten aan Caritas Hulpbetoon vzw wanneer ingevolge de voormelde controle zou blijken dat meer dan 10% van de subsidie werd aangewend voor kosten van algemeen beheer of de ontvangen gelden niet werden aangewend overeenkomstig de initi?le projectaanvraag.
• De organisatie zal er zorg voor dragen dat zij in mededelingen via de pers of in folders, publicaties, aanschrijvingen enz. geen twijfel doet ontstaan over het eigendomsrecht van de ingezamelde giften. De vereniging verbindt zich ertoe in deze mededelingen de tekst vermeld in bijlage af te drukken. Desgewenst kunnen blanco exemplaren (met logo Caritas Hulpbetoon, tekstkader en overschrijvingsformulier zoals voorbeeld in bijlage) bij Caritas Hulpbetoon worden aangevraagd.
• De organisatie zal Caritas Hulpbetoon vzw niet verzoeken fiscale attesten af te leveren voor gelden die door haar tevoren ingezameld zijn of onvoorwaardelijk aan haar werden gestort, ook al worden die sommen uiteindelijk geheel of gedeeltelijk aangewend voor de realisatie van het betreffende project.

De aan de projecten toegekende middelen moeten duidelijk aantoonbaar zijn op de inkomstenzijde (onder rubriek 73) van de resultaatrekening van de vereniging die het project heeft ingediend.

De uitgaven worden geboekt naar gelang de besteding van de middelen. Hiervoor verwijzen wij naar de boekhoudkundige verplichtingen in het kader van de nieuwe vzw-wet.